Probleemstelling
Als er gewerkt wordt met wijzigingsactiviteiten binnen een wijziging, dan heb je vaak te maken met afhankelijkheden: de tweede activiteit kan pas starten op het moment dat de eerste activiteit is afgerond. Dat variabele startmoment van die tweede activiteit staat echter nergens geregistreerd. Daardoor kun je niet goed rapporteren over hoe lang wijzigingsactiviteit open hebben gestaan. En daardoor mis je stuurgegevens over prestaties van oplosgroepen of de gehele serviceorganisatie over specifiek wijzigingsactiviteiten.
Analyse
Je kunt dit probleem oplossen door een wijzigingsactiviteit op Gestart zetten, op het moment dat de activiteit mag starten. Daarmee registreer je namelijk ook de timestamp vanaf wanneer de activiteit open heeft gestaan. Dat stelt je in staat om wel de stuurgegevens op te halen die je anders mist.
Actiebeheer: actie
JSON
Importeer de JSON als actiereeks en vul de variabelen met de juiste waarden (URL en authenticatie-string).
Actiebeheer: gebeurtenis (wijzigen kaart)
Kaartsoort: Wijzigingsactiviteiten
Soort: Wijzigen kaart
Voorwaarden: Gebeurtenis treedt op wanneer “Overgeslagen” is Niet waar EN “Afgerond” is Niet waar .
Specificatie: “Activiteit mag gestart worden” wordt veranderd naar Waar .
Actiebeheer: gebeurtenis (aanmaken kaart)
Kaartsoort: Wijzigingsactiviteiten
Soort: Aanmaken kaart
Voorwaarden: Gebeurtenis treedt op wanneer “Activiteit mag gestart worden” is Waar EN “Overgeslagen” is Niet waar EN “Afgerond” is Niet waar .
Randvoorwaarden in TOPdesk
Deze actiereeks is van toepassing op inrichtingen waarbij je wijzigingsactiviteiten aanpast door vinkjes te zetten. Dan is de optie “Statusveld bepaalt afhandelingsstatus” in de module-instellingen Wijzigingsbeheer UIT. Staat die optie aan? Dan gebruik je de andere actiereeks die wijzigingsactiviteiten start.
Aandachtspunten
De optie Checklist activiteiten, waarbij je in batch wijzigingsactiviteiten overslaat of afrondt, is niet 100% compatibel met deze actiereeks. Als je de checklist gebruikt om meerdere activiteiten binnen dezelfde change aan te passen, dan kun je een error krijgen “De kaart is inmiddels door iemand anders gewijzigd of opgeslagen”. Ook kan het zijn dat de checklist maar een deel van alle wijzigingsactiviteiten aanpast.
De workaround is ofwel de change te annuleren of af te wijzen, ofwel de activiteiten met de hand 1 voor 1 overslaan, ofwel de checklist vaker draaien (totdat alle activiteiten zijn aangepast).