Reply-mail sturen vanuit een afgesloten melding

Probleemstelling
In veel inrichtingen is een gesloten melding echt gesloten. Dat kan soms betekenen dat mails die in zo’n afgesloten melding worden geïmporteerd door niemand worden gelezen. Dat is natuurlijk niet zo gebruiksvriendelijk. Als eindgebruikers een mail sturen, dan verwachten ze op zijn minst een reactie. Gebeurt dat niet, dan heb je ontevreden eindgebruikers.

Analyse
Er zijn verschillende manieren om dit probleem op te lossen. Eén ervan is om TOPdesk automatisch een reply-mail terug te sturen naar de afzender, wanneer TOPdesk een melding importeert in een afgesloten melding. In die reply-mail terug zet je dan iets als “De mail die u heeft gestuurd wordt niet gelezen, omdat de betreffende melding definitief is gesloten”. Met een actiereeks in combinatie met een vrij tekstveld kun je dit bouwen.

Het vrije veld aanmaken
Maak een nieuw vrij tekstveld “Autoreply op gesloten meldingen” aan. Hierin schrijft de actiereeks het e-mailadres van de afzender weg, wanneer de betreffende melding is afgesloten.
NB: vrije velden hebben onderwater een aanduiding, die hardcoded in de actiereeks staat. In de actiereeks hieronder is dat “tweede tabblad, eerste tekstveld”. Kies je een ander veld? Dan moet je de actiereeks aanpassen. Hoe dat moet, dat staat in het laatste kopje uitgelegd.

Actiebeheer: actie
JSON
Importeer de JSON als actiereeks en vul de variabelen met de juiste waarden (URL en authenticatie-string).

Actiebeheer: gebeurtenis 1 (de trigger voor de actiereeks)
Kaartsoort: Eerstelijns meldingen, tweedelijns meldingen
Soort: Kaartdatum
Voorwaarden: Gebeurtenis treedt op wanneer “Afgemeld” is Waar EN “Wijziger van de kaart” is gelijk aan Mailimport.
Specificatie: 1 minuut na Datum/tijd van wijziging.

Actiebeheer: gebeurtenis 2 (de trigger voor de automatische reply-mail )
Kaartsoort: Eerstelijns meldingen, tweedelijns meldingen
Soort: Wijzigen kaart
Voorwaarden: Gebeurtenis treedt op wanneer “Afgemeld” is Waar EN “Wijziger van de kaart” is gelijk aan (het behandelaarsaccount waaronder de actiereeks wordt uitgevoerd) EN “Autoreply op gesloten meldingen is ingevuld" is Waar.
Specificatie: “Autoreply op gesloten meldingen” wordt veranderd.

Een ander vrij tekstveld gebruiken
Wil je een ander vrij tekstveld gebruiken dan “tweede tabblad, eerste tekstveld”? Dan pas je de actiereeks op drie plekken aan. Wil je bijvoorbeeld “eerste tabblad, derde tekstveld” gebruiken, dan doe je dat als volgt:

1. Stap 2, Body: vervang optionalFields2 met optionalFields1, en vervang text1 met text3.
2. Stap 2, Aangepaste voorwaarde: vervang attvrijetekst1 met vrijetekst3.
3. Stap 3, Body: exact hetzelfde als stap 1 hierboven.